2019년 하반기, 지금부터 준비해야할 연구개발비 정산·처리


어느덧 2019년도 하반기에 접어들었다. 이 시기면 각 협동조합은 연구개발비 정산을 준비해야할 때이다. 정산시기마다 사업자들은 회계나 세무 부분에 있어 잘 모르는 부분이 많기 때문에 차근차근 꼼꼼히 정산을 준비해야 한다.
어떻게 하면 누락되는 부분이나 환수 등의 불편을 겪지 않을 수 있을지 가립회계법인 박대호 회계사를 통해 연구개발비 정산 및 처리 과정을 사례 통해 들어보았다.



 


연구개발비 처리규정의 이해
과학기술인협동조합의 연구개발비 관련 규정은 과학기술기본법 법령에 근거를 두고 집행한다. 정산 시기는 각 사업기간마다 상이할 수 있지만 보통 사업 종료 후 3개월 이내 정산 마무리가 규정되어 있다. 보통 사업이 종료되면 3개월 이내에 마무리하는 일정으로 추진하며 사업을 진행한 협동조합에서는 자료 취합을 준비하고 정산에 대해 지원사업기관에서는 그에 대한 안내를 드리게 된다.

연구비 관리의 기본원칙으로는 당초 연구계획서 작성 시 충분한 사전검토 후 필요연구비를 정확히 계상하여야하며, 연구계획 및 목적에 부합되게 진행해야 한다. 또한 연구비는 협약 연구기간 내에 집행을 원칙으로 연구비 집행기간의 적합성을 유념해야 한다. 그리고 연구비 집행은 객관적인 서류 구비를 통해 증명해야하는데 이때 서류는 보존기간이 5년이므로 관련 증명 서류 등은 잘 관리해 일정기간 보존해야 한다.

올바른 예산편성의 경우 예산을 정확히 산정하고 예산에 맞춰 사용해 증빙을 잘 갖춰야 한다. 먼저, 근거 규정을 준수하며 근거 규정에 따른 예산을 수립해야 한다. 또한 구체적 계산을 통한 금액을 산출하여 예산을 수립하고, 예산의 과다 및 부족액이 크지 않도록 예산을 수립해야하며, 규정에 따라 기관장의 승인을 받고 예산을 변경해야 한다.
지원금을 사용할 때에는 연구비 카드를 사용하거나 계좌이체 방식으로 사용(연구비 통장 별도관리)해야 한다. 부가가치세, 관세 등 사후 환급 가능한 금액은 연구비 사용금액에서 제외되므로 알아두도록 하며, 연구과제별로 구분하여 서류나 장부를 정리해 둬 누락되는 부분이 없도록 해야한다. 지원금은 사업계획서에 의거해 순차적으로 예산 내에서 집행되며, 사업기간 이전 및 이후 지출은 불가하다.

특히 장비 구매를 할 경우, 사업계획서를 작성을 할 때 예산을 채우게 되는데, 3D프린트를 예로 들면 3D프린트 구입을 예산으로 먼저 세우고 그 예산에 대해 승인을 받으면 예산 범위 내에서 당연히 그 기계는 금액이 얼마가 되든 구입할 수 있다 하지만 주의할 점은 사업 종료 2개월 전까지 구입을 해야 인정이 되는데 만약 1월 1일부터 12월 31일까지 사업기간일 경우 사업종료 한 달 전인 12월 1일에 샀다면 그 장비에 대한 구매 건은 인정되지 않는다. 또한 노트북 등과 같은 범용성 있는 장비는 반드시 사업계획서에 노트북을 어떤 목적으로 구매할 예정이라고 사전에 계획을 세워 승인을 받아 구입을 해야 하며 그렇지 않을 경우 인정되지 않는다.

정산 시기가 되면 여러 사례를 접하게 되는데, 요즘 미세먼지가 많다보니 공기청정기를 구입하는 경우가 많다. 이 부분 또한 범용으로 인정이 되려면 예산 책정시 미리 어떤 목적으로 구입한다고 명시를 하고 승인을 받아야 인정이 되는 항목이다.

연구장비와 재료비 정산 시 제출서류는 카드매출전표, 세금계산서, 계좌이체증, 거래명세서, 구매의뢰서, 국가연구시설장비등록증(3천만 원 이상), 중앙장비심의위원회 가결 공문(1억 원 이상), 수입신고 서류, 견적서, 계약서 및 검수완료 확인서 등이 필요하다.

인건비 항목은 내부인건비와 외부인건비 항목으로 나뉘는데, 내부인건비는 연구수행기관 소속 연구원 (4대 보험 직장가입자)에 대한 급여 부분이 이에 해당하며, 외부인건비는 타 기관 소속 연구원 (4대 보험 직장가입자)에 대한 급여 부분을 말한다. 인건비는 주의할 점은 연구기간동안의 급여총액을 초과할 수 없으며, 타 연구과제 참여율과 합산하여 참여율이 130%를 초과할 수 없다.

정산 시 제출서류는 내부인건비의 경우 참여연구원 현황표(연구원명, 참여기간, 참여율 등)와 월별 급여명세서, 계좌이체증 등이 필요하며, 외부인건비의 경우 근로계약서와 참여연구원 현황표(연구원명, 참여기간, 참여율 등), 월별 급여명세서, 계좌이체증, 외부참여연구원 기관장 확인서 등이 필요하다.

연구활동비는 연구원의 국외 출장여비를 말하며, 과제와 직접 관련된 인쇄, 복사, 공공요금, 제세공과금, 수수료 등과 전문가 활용비, 도서구입비, 회의실 사용료, 세미나 개최 및 참가비, 그리고 분석, 검사, 임상시험, 정보수집 등 연구개발서비스 활용비 등을 말한다.

연구과제추진비는 연구원의 국내 출장여비 및 시내교통비, 사무용품비, 연구환경 유지를 위한 기기 및 비용, 회의비, 해당 연구개발과제 수행과 관련된 식대 등이 이에 해당한다. 정산시 제출서류로는 관련내부규정에 따라 출장관련 서류와 회의록, 내부결재문서, 카드매출전표, 세금계산서, 계좌이체증, 거래명세서 등이 필요하다.

연구과제추진비에서 오류라든지 부정 수급 경우가 많이 발견된다. 특히 출장비의 경우 증빙 서류 누락이나 부정 수급이 발견되어 전액 환수 되는 경우가 많은데 연구비 정산은 구체적인 항목별 증빙서류를 요하므로 사전에 꼼꼼하게 챙겨 투명하게 정산하는 것이 중요하다.



 


전담인력의 출장여비 과다 지급으로 전액 환수 조치된 사례가 있었다. A기관 전담인력인 B가 2013년 1월 4일부터 3월 13일까지 25건의 서울 출장을 다녀왔는데, KTX 열차 예매 후 정산증빙으로 첨부하여 집행한 것으로 처리하고 A기관은 관련 여비를 여비지급지침에 따라 정액 지급한 경우였다. 나중에 알고 보니까 B는 KTX 예매 취소 후 고속버스를 이용하여 차액을 부정 수급한 것으로 드러나서 차액부분 전액 환수를 하게 되었다.

일부 발생하는 연구비 부정사용 문제가 이슈화 될 때마다 사업비 집행에 대한 신뢰도를 저하시킬 수 있다. 따라서 연구개발비 정산 시 보다 높은 윤리의식을 가지고 사업비 정산 매뉴얼을 잘 숙지하여 투명한 문화를 확립되기를 기대한다.

 

인터뷰 김은란 사진 박창수